Règlements

Règlements en vigueur,  adoptés lors de l’assemblée générale du 27 octobre 2015

1 – Nom et acte constitutif

1.1 L’Association porte le nom de « Association des ingénieurs du Québec ».

1.2 L’Association peut faire des affaires sous d’autres noms, ces noms devant nécessairement être enregistrés auprès du Registraire des entreprises du Québec.

1.3 L’Association est constituée en vertu de la Loi des syndicats professionnels.

1.4 L’Association est régie par les présents statuts.

2 – Siège social

2.1 L’Association a son siège social dans la province de Québec.

2.2 Le Conseil d’administration détermine l’adresse exacte par résolution.

3 – Objets

3.1 Les objets pour lesquels l’Association est constituée sont les suivants : Étudier, promouvoir, protéger, défendre et développer les intérêts économiques, sociaux, moraux et scientifiques de ses membres.

4 – Moyens

4.1 Pour réaliser ses buts, l’Association veut :

4.1.1 donner à chaque membre la possibilité de se faire valoir tout en respectant les objectifs de l’Association;

4.1.2 représenter les membres auprès des organismes et entreprises qui peuvent affecter le statut et le revenu des membres;

4.1.3 connaitre et maintenir les coordonnées des membres;

4.1.4 encourager les communications entre les membres;

4.1.5 encourager la diffusion de l’information professionnelle et scientifique en encourageant les membres à y participer par la rédaction d’articles dans ses organes de communication.

5 – Les membres

5.1 L’Association comporte deux catégories de membres : les membres réguliers et les membres associés;

5.2 Les membres réguliers de l’Association doivent se conformer aux critères suivants :

5.2.1 être membre en règle de l’Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ), y compris les ingénieurs juniors.

5.2.2 souscrire à et propager la mission, la vision et les valeurs de l’Association,

5.2.3 avoir acquitté les droits annuels, et éventuellement, les cotisations spéciales fixés par le Conseil d’administration conformément à l’article 6 et à l’article 7.

5.3 Les membres associés sont admis sur résolution du Conseil d’administration et ne sont pas membres en règle de l’Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ). Ils doivent néanmoins se conformer aux critères suivants :

5.3.1 souscrire à et propager la mission, la vision et les valeurs de l’association,

5.3.2 avoir acquitté les droits annuels de l’association, et éventuellement les cotisations spéciales.

5.4 Les membres associés peuvent être invités par le conseil d’administration à siéger à des comités,

5.5 Les personnes morales ne sont pas admises à devenir membres de l’Association.

6 – Droits annuels

6.1 L’admission comme membre est subordonnée au paiement de droits annuels fixés par le Conseil d’administration.

6.2 Pour pouvoir demeurer membre, les droits annuels devront être versés avant la date d’anniversaire de la première inscription.

7 – Cotisation spéciale

7.1 Le Conseil d’administration peut imposer une cotisation spéciale pour des raisons exceptionnelles en donnant un minimum de soixante (60) jours aux membres pour s’y conformer.

8 – Assemblée générale

8.1 L’Assemblée générale de l’Association est la réunion des membres réguliers et des membres associés. Elle est  convoquée par le président ou par le secrétaire de l’Association.

8.2 Les membres associés peuvent faire des propositions lors de l’Assemblé générale mais n’ont pas le droit de vote.

8.3 L’Assemblée générale :

8.3.1 reçoit tous les rapports annuels ou intérimaires

8.3.2 élit les membres du conseil d’administration selon les procédures définies à l’article 12.

8.3.3 prend en considération toute affaire soumise par le Conseil d’administration.

8.4 L’Assemblée générale se réunit annuellement dans les 180 jours après la fin de l’année financière au lieu, à la date et à l’heure fixés par le Conseil d’administration.

8.5 Le président d’assemblée est le président du Conseil d’administration ou toute autre personne nommée par le président.

8.6 Le quorum de l’assemblée est le nombre le moins élevé de 10% du nombre des membres réguliers ou de dix(10) membres réguliers .

8.7 La participation par moyen électronique sera admise, s’il y a lieu, en vertu de procédures définies par le Conseil d’administration.

8.8 Les décisions de l’Assemblée générale sont adoptées à la majorité simple des voix exprimées par les membres.

8.9 La convocation de l’Assemblée générale répond aux règles suivantes :

8.9.1 le secrétaire ou le président avise les membres et les membres associés par écrit ou par courrier électronique, au moins 10 jours avant sa tenue, d’une séance de l’Assemblée générale;

8.9.2 l’avis de convocation est accompagné d’un projet d’ordre du jour;

8.10 Les échanges lors de l’Assemblée générale de l’Association sont régis par le code Morin.

8.11 Toute modification aux présents règlements proposée par le Conseil d’administration sera adoptée à majorité simple.

8.12 Les membres peuvent proposer pour considération au conseil d’ administration, lors d’une assemblée régulière ou d’une assemblée spéciale, des changements aux présents règlements. Ces changements pourront être présentés pour adoption, le cas échéant, lors d’une assemblée régulière ultérieure.

9 – Assemblée spéciale

9.1 Une assemblée spéciale peut être convoquée en tout temps par le Conseil d’administration ou par 10% du nombre total des membres avec un minimum de 10 membres.

9.2 En cas d’urgence, l’Assemblée générale est convoquée au moins 10 jours à l’avance, par les moyens qui rejoignent normalement tous les membres et les membres associés. Elle ne peut traiter que de l’objet pour laquelle elle a été convoquée.

10 – Conseil d’administration

10.1 Le Conseil d’administration est composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un trésorier.

10.2 Le Conseil d’administration gère les objectifs d’affaire de l’Association par résolution.

10.3 Le Conseil d’administration établit tout règlement interne propre à sa bonne administration et conforme aux objectifs et statuts de l’Association.

10.4 Le président :

10.4.1 préside les séances du Conseil d’administration;

10.4.2 est membre d’office de tous les comités créés par l’Association ;

10.4.3 représente l’Association;

10.4.4 exerce toutes les fonctions normalement dévolues à un président d’association ;

10.4.5 exerce toutes les autres fonctions ou prérogatives habituellement attachées à son poste ;

10.4.6 peut signer la correspondance officielle de l’Association ;

10.4.7 signer les procès verbaux avec le secrétaire ;

10.5 Le vice-président :

10.5.1 remplace le président en cas d’absence ou autre empêchement de celui-ci lors des réunions du Conseil d’administration ;

10.5.2 peut remplacer le président dans toutes les autres occasions par délégation ;

10.5.3 peut signer la correspondance officielle de l’Association par délégation ;

10.5.4 peut contresigner les chèques si requis ;

10.6 Le secrétaire :

10.6.1 valide le procès-verbal de chaque séance de l’Assemblée générale et du Conseil d’administration, le fait approuver à la séance suivante et, après son adoption, l’inscrit dans un registre de procès-verbaux ;

10.6.2 peut signer par délégation du président la correspondance officielle de l’Association ;

10.6.3 doit, à la fin de son mandat, transmettre à son successeur toutes les informations et propriétés de l’Association qui étaient sous sa garde;

10.6.4 signe avec le président les procès-verbaux;

10.6.5 peut remplacer le président par délégation;

10.7 Le trésorier :

10.7.1 présente le rapport financier à l’assemblée générale annuelle

10.7.2 contresigne les chèques si requis ;

10.7.3 contresigne avec le président les rapports d’impôt et les rapports exigés par les autorités.

10.7.4 peut signer par délégation du président la correspondance officielle de l’Association ;

10.7.5 peut remplacer le président sur délégation;

11 – Réunions du Conseil d’administration

11.1 Les réunions du Conseil d’administration se tiennent au lieu, au jour et à l’heure fixés par le conseil ou sur convocation du président avec un avis préalable d’un délai raisonnable ;

11.2 Le quorum du Conseil d’administration est de trois membres ;

11.3 Les décisions du Conseil d’administration sont adoptées à la majorité des voix exprimées ;

11.4 En cas d’égalité des votes, le président dispose d’un vote prépondérant ;

11.5 La participation par moyen électronique, s’il y a lieu, sera admise en vertu des procédures définies par le Conseil d’administration.

11.6 Les réunions régulières du conseil d’administration sont au nombre de quatre (4).

11.7 En cas d’urgence des réunions spéciales en plus des réunions régulières peuvent avoir lieu sur convocation du président ou de deux autres administrateurs.

12 – Élection des membres du Conseil d’administration

12.1 Les membres du Conseil d’administration sont élus pour un mandat de trois ans ;

12.2 L’Assemblée nomme une personne qui remplit la fonction de président d’élection. Elle nomme aussi deux autres personnes qui remplissent la fonction de scrutateur;

12.3 Le président d’élection ouvre une période de mise en candidature pour les places laissées vacantes au Conseil d’administration en vertu de l’article 12.1

12.4 Toute candidature doit être proposée par trois membres réguliers et acceptée par le candidat;

12.5 Tout candidat doit être membre régulier de l’Association, les membres associés ne pouvant pas accéder à des postes électifs ;

12.6 L’élection s’effectue au scrutin secret sauf au cas où les candidats sont élus par acclamation ;

12.7 les membres devront voter pour les candidats qui feront partie du Conseil d’administration selon le nombre de postes à combler. Le membre ayant reçu le moins de suffrages à un tour de scrutin est éliminé; en cas d’égalité, on procède à un scrutin spécial en vue de déterminer lequel des candidats doit être éliminé. Il y a autant de tours de scrutin qu’il est nécessaire pour atteindre le nombre de candidats correspondant au nombre de places vacantes au sein du Conseil d’administration ;

12.8 Lorsqu’un poste du Conseil d’administration est déclaré vacant, le Conseil nomme un remplaçant jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle, et ce, dans les 90 jours qui suivent.

13 – Traitement des membres du Conseil d’administration

13.1 Les membres du conseil d’administration ne reçoivent aucune rémunération pour leurs services. Ils sont par contre exonérés de payer toute cotisation pendant qu’ils sont en fonction.

13.2 Les membres du conseil d’administration sont remboursés pour leur dépenses sur présentation des factures, pour autant que les activités auxquelles elles se rapportent aient été  approuvées à l’avance par le président ou par le trésorier.

14. Le directeur général

14.1 Le directeur général gère l’organisation au jour le jour selon les objectifs déterminés sur résolution par le conseil d’administration.

14.2 Le traitement de directeur général est défini dans un contrat.

14.3 Si le directeur général est aussi président ou membre du conseil d’administration, il doit éviter de se placer en situation de conflit d’intérêts. Pour cette raison,  il déclarera toute situation où l’association fera affaire dans un contrat de gré a gré avec une entreprise dans laquelle il a un intérêt.

15 – Les comités

15.1 Le Conseil d’administration peut former des comités permanents ou des comités ad hoc.

16 – Exercice financier

16.1 L’exercice financier de l’Association se termine au 30 avril de chaque année. Lors de la réunion annuelle de  l’Assemblée générale, le trésorier ou le président présente le rapport financier.

17 – Changement de statut d’un membre

17.1 Tout membre régulier qui perd sa qualité de membre de l’Ordre des ingénieurs du Québec perd aussi sa qualité de membre régulier de l’Association, et devient automatiquement membre associé.

17.2 Tout membre qui, de l’avis du Conseil d’administration, ne se conforme pas à l’article 5.2 peut être radié par le Conseil sans autre forme de préavis.

18 – Fusion

18.1 Le conseil d’administration, sur résolution préalablement adoptée à l’unanimité par les administrateurs, peut proposer lors d’une assemblée générale régulière ou spéciale la fusion de l’association avec une autre organisation de mission semblable qui dessert les ingénieurs.

19 – Dissolution

19.1 Le conseil d’administration, sur résolution préalablement adoptée à l’unanimité par les administrateurs, peut proposer lors d’une assemblée générale régulière ou spéciale la dissolution de l’association. Dans un tel cas, tout surplus, si surplus il y a, serait distribué entre le membres réguliers à parts égales.

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